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Modifications de projet

Votre projet a été adopté par le Comité de suivi, et avec lui des objectifs précis, un plan d’actions, un budget prévisionnel incluant notamment des frais de personnel détaillés. Vous et vos partenaires vous êtes engagés à respecter cette feuille de route. Il n’est en principe pas possible de modifier le projet après son adoption.

Cependant, l’Autorité de gestion est consciente qu’au cours de la durée de vie d’un projet, des imprévus peuvent survenir. Ces derniers peuvent parfois mettre en péril la bonne réalisation du projet, et nécessiter une modification du projet, comme par exemple :

Un ou une collègue qui travaille pour le projet s’absente durant une longue période ou quitte son poste (congé maternité/parental, mutation, départ à la retraite…) et ce changement impacte de manière importante la répartition des missions pour le projet ;
Un obstacle imprévu se dresse contre l’atteinte des objectifs de votre projet (changement de règlementation nationale, conjoncture économique…), et vous devez innover pour contourner cet obstacle, peut-être par le biais de nouvelles actions pour le plan de travail, de nouveaux indicateurs et/ou potentiellement d’une modification de budget.

Dans ce type de cas, vous devez effectuer une demande de modification.

Comment effectuer une demande de modification de mon projet ?

1. Consultez les règles en matière de modification des projets Interreg Rhin Supérieur.

puis

2. Téléchargez le formulaire de demande de modification.

3. Envoyez le formulaire, dûment renseigné et accompagné des annexes nécessaires, par e-mail à votre interlocuteur ou interlocutrice auprès de l’Autorité de gestion.

L’Autorité de gestion instruira votre demande de modification et vous tiendra informé du traitement de la demande de modification et de la décision apportée. Le cas échéant, elle vous demandera des précisions pour mieux comprendre ou des corrections pour rendre la demande recevable.

Il existe deux types de modification : mineures et majeures (cf. ci-dessous pour plus d’explications). En tout état de cause, si vous avez un doute quant à la nature de la modification envisagée, c’est l’Autorité de gestion qui tranchera.

Quelques conseils pour une demande de modification aboutie :

Détaillez et motivez votre demande de modification dans le formulaire dédié : une bonne compréhension du contexte et des enjeux permet une instruction plus rapide !
Faites apparaitre visiblement les changements souhaités dans les documents annexés (colonnes « avant-après », anciens éléments rayés, nouveaux éléments surlignés en couleur…)
Vérifiez vos formules de calcul dans les fichiers Excel.
Centralisez toutes les modifications de vos partenaires dans une seule demande, avec un seul formulaire renseigné et une annexe modifiée qui réunit tous les partenaires (un seul fichier Excel comportant un onglet par partenaire par exemple).

Qu’est-ce qu’une modification mineure ?

Votre modification est mineure, s’il s’agit par exemple :

d’un changement de personnel à budget constant ; une annexe frais de personnel mise à jour et de nouveaux descriptifs de mission (pour les frais de personnel en méthode 3) seront à joindre au formulaire de demande de modification.
d’un transfert de budget d’une ligne budgétaire à une autre au sein de la même catégorie ; un budget modifié au format Excel sera à joindre au formulaire de demande de modification.

NB : Le report de budget dans la même ligne d’une année à l’autre ne nécessite pas de demande de modification.

Qu’est-ce qu’une modification majeure ?

Votre modification sera majeure, s’il s’agit par exemple :

d’une modification conséquente des objectifs du projet
de l’ajout ou du retrait d’un partenaire cofinanceur
d’une modification du plan de financement
d’une modification conséquente du budget
d’une modification de la période de réalisation
de toute autre modification qui impacte les articles de la convention signée avec l’Autorité de gestion du programme.

Si la modification souhaitée est majeure, vous pouvez la formaliser directement dans un courrier officiel signé par le porteur de projet, en y joignant les annexes requises. Celle-ci sera soumise aux instances du programme. La modification majeure, si elle vous est accordée par le Comité de suivi, entrainera la signature d’un avenant à la convention par tous les partenaires, pour acter les modifications apportées au projet. Les dépenses suivantes du projet ne seront acceptées qu’après signature de cet avenant.

ATTENTION ! Passé la date butoir de 6 mois avant la fin de la période de réalisation de votre projet, il n’est plus possible de demander une modification.