Les dépenses de votre projet

Parmi les catégories de dépenses décrites ci-dessous, vous trouverez des coûts dits « simplifiés » face à des coûts dits « réels ». Les coûts simplifiés permettent de réduire le nombre de justificatifs à transmettre en vue du remboursement FEDER et de dégager du temps à la réalisation des actions du projet. Les coûts réels nécessitent la transmission de justificatifs détaillés.

Ainsi, lors du montage du budget de votre projet, votre structure a choisi une combinaison parmi les cinq possibles ci-dessous pour bénéficier de certains coûts simplifiés.

• Méthode 1 : Taux forfaitaire de 20% 
  • Le montant des coûts de personnel éligibles est calculé sur la base d’un taux forfaitaire de 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel directs du projet, des frais administratifs et de bureau et des frais de déplacement et de restauration. Il s’agit de la combinaison 1.
  • Les frais de personnel correspondants, calculés sur cette base, sont réputés engagés et acquittés au fur et à mesure de la justification des autres dépenses directes éligibles.
  • Dans ce cas de figure, aucun justificatif lié aux frais de personnel valorisés n’est à fourni

• Méthode 2 : Barème standard de coût unitaire
  • Cette méthode est prévue à l’instruction, basée sur des coûts unitaires déterminés par le programme. Il existe cinq catégories; le rattachement à la bonne catégorie est contrôlé à différents stades du projet.
  • Les justificatifs (contrat de travail et timesheets) sont à fournir pour les personnes qui travaillent exclusivement pour le projet et pour les personnes qui ne travaillent pas exclusivement pour le projet.

Téléchargez les modèles de timesheet annuel (2022 à 2029) pour l’application de la méthode 2.

• Méthode 3 : Frais réels
  • Cette méthode est prévue à l’instruction du projet, et consiste à déterminer un montant des dépenses directes liées aux frais de personnel, sur la base des frais réellement encourus et payés sur la base d’un pourcentage fixe du temps de travail mensuel consacrée au projet.
  • Les justificatifs (descriptif de mission, fiches de paie et contrat de travail) sont à fournir pour les personnes qui travaillent exclusivement pour le projet et pour les personnes qui consacrent une part fixe de leur temps de travail à des activités liées au projet.

Les frais de bureau et frais administratifs (frais de gestion, facture d’électricité, de téléphone, fournitures de bureau…) sont couverts par un forfait de 15% des dépenses de frais de personnel. Le calcul s’effectue automatiquement, il n’y a aucun justificatif à transmettre.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.

Les frais de déplacement et d’hébergement sont couverts par un forfait de 15% des dépenses de frais de personnel. Le calcul s’effectue automatiquement, il n’y a aucun justificatif à transmettre.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.

Les frais liés à des prestations et services externes sont des frais qui recouvrent une large variété de dépenses. Ils peuvent concerner les frais liés à l’organisation d’un évènement (location de salle, traiteur, interprètes), l’externalisation d’une étude, ou encore des frais de traduction.

Pour justifier ces dépenses, il faudra transmettre à l’Autorité de gestion les justificatifs suivants:

• la facture
• la preuve du paiement
• la preuve du service fait ; le rapport de l’étude menée, les photos de l’évènement organisé..
• la preuve du respect des règles de la commande publique ; devis demandés ou pièces de marché selon les montants
• la preuve du respect des règles d’information, de communication et de visibilité ; le support de communication réalisé par exemple.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.

Les dépenses d’équipement concernent tout achat d’équipement utile et nécessaire à la réalisation des actions du projet.

Pour justifier ces dépenses, il faudra transmettre à l’Autorité de gestion les justificatifs suivants:

• une description de l’équipement, et un argumentaire quant à son caractère indispensable pour atteindre les objectifs du projet
• la facture
• la preuve du paiement
• la preuve du service fait ; le bon de livraison ou la photo de l’équipement
• la preuve du respect des règles de la commande publique ; devis demandés ou pièces de marché selon les montants
• la preuve du respect des règles d’information, de communication et de visibilité ; le soutien de l’Union européenne doit être affiché sur tout équipement cofinancé par le programme. Des stickers à l’effigie du programme sont disponibles auprès de l’Autorité de gestion.

Si l’équipement acheté n’est plus exclusivement consacré aux actions réalisées pour le projet, et si son coût dépasse 5000 € HT les frais éligibles seront calculés au prorata de la durée d’amortissement et la période d’utilisation durant le projet. Il faudra fournir le plan d’amortissement de l’équipement à l’Autorité de gestion.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.

Le forfait de 40% des frais de personnel utilisable dans les combinaisons 4 et 5, recouvre l’ensemble des dépenses ci-dessous :

• frais de bureau et administratifs
• frais de déplacement
• prestations externes
• frais d’équipement
• frais d’infrastructure
• frais de préparation
• frais de clôture

Aucun justificatif n’est à transmettre à l’Autorité de gestion pour ces dépenses. Seuls les frais de personnel sont à justifier selon les méthodes décrites ci-dessus.

L’Autorité de gestion effectuera néanmoins un contrôle et un suivi de la réalisation des actions prévues dans votre projet.

Le forfait de 32 800 € pour couvrir les frais liés à la préparation du projet

• doit être prévu dans le budget de la demande de concours communautaire
• être prévu uniquement dans le budget du porteur de projet
• est à demander par le porteur de projet dès la première demande de versement.

Aucun justificatif n’est à transmettre à l’Autorité de gestion.

Une fois le forfait payé et dans le cas où une répartition entre les bénéficiaires est éventuellement prévue, le porteur de projet sera en charge de celle-ci.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.

Le forfait de 11 000 € pour couvrir les frais liés à la clôture du projet

• doit être prévu dans le budget de la demande de concours communautaire
• être prévu uniquement dans le budget du porteur de projet.

Aucun justificatif n’est à transmettre à l’Autorité de gestion.

Une fois le forfait payé et dans le cas où une répartition entre les bénéficiaires est éventuellement prévue, le porteur de projet sera en charge de celle-ci.

Ces frais peuvent aussi être couverts par le forfait de 40% des frais de personnel, dans les combinaisons de coûts 4 et 5.