Le respect des règles de la commande publique est indispensable pour que votre achat de travaux, d’équipement ou de prestation de service soit éligible !
Vous prévoyez des dépenses liées à un marché public déjà contracté avant le début de votre projet ? Signalez-le au plus vite au Secrétariat conjoint ! Celui-ci doit contrôler le marché avant l’adoption de votre projet !
En tant que bénéficiaire de fonds européens dans le cadre de votre projet Interreg, lorsque vous réalisez une dépense de prestation externe, d’achat d’équipement ou de travaux, votre structure est soumise au respect des règles de la commande publique du pays dans lequel elle est située. Vérifiez si votre structure est soumise aux règles de la commande publique dans la rubrique ci-dessous !
Attention, le recours trop fréquent au même prestataire pour un besoin récurrent peut entraîner l’inéligibilité de vos dépenses ! Suivez notre guide ci-dessous et découvrez nos recommandations.
Votre structure est soumise aux règles de la commande publique si :
- il s’agit d’une personne morale de droit public
- il s’agit d’un organisme doté de la personnalité juridique créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial dont :
• l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur, ou
• la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur, ou
• l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres
dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur
- il s’agit d’un organisme de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués par des pouvoirs adjudicateurs en vue de réaliser certaines activités en commun
- il s’agit d’un pouvoir adjudicateur, entreprises publiques et organismes de droit privé bénéficiant de droits spéciaux ou exclusifs, qui exercent une activité d’opérateurs de réseaux dans les secteurs de
- l’énergie (gaz, chaleur, électricité, extraction d’énergie fossile etc.),
- de l’eau,
- des transports
- et des services postaux
Si votre structure est de droit privé, celle-ci reste soumise à la commande publique dans une certaine mesure du moment qu’elle perçoit des fonds européens ! Vérifiez dans les règles de la commande publique si vous êtes dans ce cas de figure !
Vous devez être en mesure d’estimer de manière fine votre besoin, pour pouvoir ensuite choisir la procédure de commande publique qui s’applique au montant estimé.
Seule une documentation de qualité, conclusive et autoportante permet de garantir de vous avez bien estimer votre besoin.
Nous vous proposons un exemple concret qui se présente régulièrement dans nos projets Interreg :
Vous prévoyez d’organiser 20 réunions durant votre projet, qui nécessitent le recours à des interprètes spécialisés.
- A) Mon organisme dispose d’une politique d’achats structurée et dispose d’estimation du besoin annuelle pour les différentes catégories d’achats réalisée en amont du projet. Celle-ci est régulièrement actualisée pour votre organisme dans sa globalité.
- Cas n°1 : Vous savez qu’il existe un accord-cadre passé par votre organisme et vous demandez à utiliser les contrats existants afin de pourvoir aux besoins du projet par un bon de commande ad hoc.
- L’estimation du besoin est ici sécurisée et documentée.
- Cas n°2 : Les prestations attendues ne sont pas couvertes par l’accord cadre existant pour l’interprétation. Dans ce cas, référez-vous au point B)
- B) Mon organisme ne dispose pas d’une politique d’achat et j’estime mon besoin pour toute la durée du projet en regroupant les prestations similaires
- Cas n°1: Vous connaissez les prix du marché, car vous avez déjà eu recours récemment à des interprètes différents, vous êtes donc en possession de devis ou de factures.
- L’estimation du besoin est ici documentée.
- Cas n°2: Vous ne connaissez pas les prix du marché, vous pouvez téléphoner à différentes entreprises et demander le prix moyen d’une demi-journée ou d’une heure d’interprétation. cette pratique s’appelle le « sourcing ».
- Veillez à documenter ces appels de manière précise.
- Vous ne connaissez pas les prix du marché, vous pouvez demander 3 devis à 3 prestataires différents pour une demi-journée d’interprétation.
- L’estimation du besoin est ainsi documentée.
Ces différents moyens d’estimer votre besoin vous permettront de connaître la procédure de mise en concurrence à appliquer. L’Autorité de gestion vous demandera comment vous avez estimé votre besoin, vous pourrez fournir les différentes traces de vos recherches (copie de devis/factures précédentes, note écrite retraçant le sourcing…).
La prévention des conflits d’intérêt est un volet majeur de la commande publique. L’Autorité de gestion vous demandera de justifier des mesures mises en place pour éviter les conflits d’intérêt lors de l’attribution de marchés (également en-dessous des seuils européens). Le procès verbal de la commission d’attribution peut prévoir un encart que les membres signent en attestant n’avoir aucun conflit d’intérêt par exemple.
Vous n’avez pas encore mis en place de mesures pour éviter les conflits d’intérêt ? Nous vous invitons à télécharger le modèle de déclaration d’absence de conflits d’intérêt que nous mettons à votre disposition.
Page mise à jour le 19/06/2023
